Najczęstsze błędy w migracji danych do Dynamics 365 Finance & Operations i jak ich uniknąć
Projekt jest gotowy do uruchomienia. Dane zostały załadowane, testy zakończone, użytkownicy czekają na start. Kilka godzin po Go-Live okazuje się jednak, że część klientów nie ma adresów, zamówienia nie przechodzą procesu księgowania, a magazyn pokazuje niezgodne stany. Problem nie leży w samym Dynamics 365 Finance & Operations. Najczęściej źródłem takich sytuacji jest jakość migracji danych.
Po kilku projektach można zauważyć pewną prawidłowość-większość problemów wynika z tych samych błędów. Dobra wiadomość jest taka, że niemal wszystkim można zapobiec odpowiednio wcześnie.
Błąd 1: Traktowanie migracji jako jednorazowego importu
To jeden z najczęstszych błędów organizacyjnych. Zespół przygotowuje pliki, uruchamia Data Management Framework i liczy, że wszystko zaimportuje się za pierwszym razem.
W praktyce migracja to proces, który składa się z wielu iteracji. Pierwszy import bardzo często służy jedynie do wykrycia problemów z danymi.
Jak temu zapobiec?
- zaplanuj kilka pełnych prób migracji jeszcze przed Go-Live,
- zapisuj wszystkie błędy oraz sposób ich rozwiązania,
- automatyzuj przygotowanie plików zamiast poprawiać je ręcznie przed każdą próbą.
Każda kolejna migracja powinna być szybsza od poprzedniej. Jeśli za każdym razem wykonujesz te same ręczne poprawki, oznacza to, że proces wymaga przebudowy.
Błąd 2: Założenie, że dane ze starego systemu są poprawne
Klienci często mówią: „Przecież korzystamy z tych danych od lat”.
To niestety nie oznacza, że są one dobrej jakości.
W starych systemach można znaleźć między innymi:
- klientów zapisanych kilka razy pod różnymi nazwami,
- nieużywane produkty,
- nieaktualne adresy,
- brakujące wartości obowiązkowych pól,
- rekordy utworzone wyłącznie na potrzeby dawnych procesów.
Jeżeli takie dane zostaną przeniesione do D365 F&O, problemy będą tylko bardziej widoczne.
Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem mapowania warto przygotować raport jakości danych i wspólnie z biznesem zdecydować, co rzeczywiście powinno zostać przeniesione.
Błąd 3: Pomijanie zależności pomiędzy encjami
Dynamics 365 F&O jest systemem mocno powiązanym relacjami.
Nie można zaimportować wszystkiego w dowolnej kolejności.
Przykładowo:
- klient odwołuje się do wpisu w Global Address Book,
- produkt może wymagać wcześniej utworzonych grup, jednostek miary czy wymiarów magazynowych,
- dostawca może korzystać z konfiguracji, która jeszcze nie istnieje w systemie.
Efektem są błędy importu lub rekordy utworzone tylko częściowo.
Dobrą praktyką jest przygotowanie listy importowanych encji oraz ustalenia zależności pomiędzy encjami jeszcze przed pierwszą migracją i ustalenie kolejności importów. Pozwala to uniknąć wielu niepotrzebnych analiz podczas projektu.
Błąd 4: Ignorowanie reguł biznesowych zapisanych w systemie
Migracja danych nie polega wyłącznie na wypełnieniu kolumn w pliku Excel.
Wiele informacji jest sprawdzanych przez logikę biznesową Dynamics 365 F&O.
Przykładowo system może wymagać:
- odpowiedniej konfiguracji numeracji,
- aktywnych kodów podatkowych,
- istniejących grup klientów lub dostawców,
- wcześniej skonfigurowanych parametrów modułów.
Jeżeli konfiguracja nie jest gotowa, nawet poprawnie przygotowane dane nie zostaną zaimportowane.
Dlatego migrację warto planować równolegle z konfiguracją systemu, a nie dopiero po jej zakończeniu.
Błąd 5: Brak automatycznej walidacji przed importem
W wielu projektach konsultanci otwierają pliki Excel i ręcznie sprawdzają, czy wszystko wygląda poprawnie.
Przy kilku tysiącach rekordów taka metoda przestaje mieć sens.
Znacznie lepiej przygotować zestaw automatycznych kontroli, które jeszcze przed importem wykryją:
- puste wartości w wymaganych kolumnach,
- duplikaty,
- niepoprawne formaty dat,
- odwołania do nieistniejących rekordów,
- wartości spoza dozwolonego zakresu.
Takie sprawdzenie trwa kilka minut i potrafi zaoszczędzić wiele godzin analizy błędów po stronie D365.
Błąd 6: Koncentracja wyłącznie na tym, czy import zakończył się sukcesem
Zielony status importu nie oznacza jeszcze, że dane są poprawne.
To dopiero pierwszy etap.
Po każdej migracji warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- Czy liczba rekordów zgadza się ze źródłem?
- Czy wartości finansowe są zgodne?
- Czy użytkownik biznesowy potrafi wykonać typowy proces na zaimportowanych danych?
- Czy raporty pokazują oczekiwane wyniki?
Dopiero pozytywna odpowiedź na te pytania oznacza, że migracja faktycznie zakończyła się sukcesem.
Błąd 7: Brak przygotowania na migrację produkcyjną
W środowisku testowym wszystko działa poprawnie, ale podczas Go-Live okazuje się, że migracja trwa dwa razy dłużej niż zakładano.
Najczęstsze przyczyny to:
- większa liczba danych niż podczas testów,
- nieprzetestowana kolejność importów,
- ręczne czynności wykonywane pomiędzy kolejnymi etapami,
- brak planu postępowania w przypadku błędu.
Dlatego przed uruchomieniem produkcyjnym warto przeprowadzić pełną próbę migracji z użyciem rzeczywistego wolumenu danych i zmierzyć czas każdego etapu. Taka próba bardzo często ujawnia problemy, których nie widać na niewielkich zestawach testowych.
Podsumowanie
Błędy w migracji danych do Dynamics 365 potrafią spędzać sen z powiek współczesnych menedżerów. Większość problemów związanych z migracją do Dynamics 365 Finance & Operations nie wynika jednak z ograniczeń systemu, tylko z procesu.
Dobrze zaplanowane iteracje, kontrola jakości danych, znajomość zależności pomiędzy encjami oraz automatyczna walidacja pozwalają wyeliminować znaczną część błędów jeszcze przed pierwszym importem. Im wcześniej problemy zostaną wykryte, tym mniej kosztują. A właśnie to najczęściej odróżnia spokojny Go-Live od weekendu spędzonego na analizowaniu logów importu.
Jeśli uchronić swój biznes przed kosztownymi błędami, skontaktuj się z naszym zespołem specjalistów ds. migracji.
Artur Łukajewicz
D365 Functional Consultant
