Najlepsze praktyki dla wdrożenia polskiej lokalizacji w D365
Część 2. Efektywne i poprawne wdrożenie wymogów polskiej lokalizacji
Po zakończonym etapie analizy nadchodzi czas na właściwe wdrożenie. To moment, w którym odpowiednia organizacja prac i sprawna komunikacja w zespole stanowią klucz do sukcesu. Poniżej prezentujemy dobre praktyki, które pomagają efektywnie przeprowadzić wdrożenie funkcjonalności polskiej lokalizacji w D365 w sposób zgodny zarówno z wymogami krajowymi, jak i zasadami obowiązującymi w grupie kapitałowej.
1. Organizacja prac projektowych
Aby zapewnić kontrolę nad zakresem prac i ich postępem:
- Wykorzystuj narzędzia zarządzania zadaniami, takie jak DevOps lub Jira – umożliwiają one:
- Podział prac na etapy (np. parametryzacja systemu, testy funkcjonalne, development, testy UAT)
- Monitorowanie postępu i szybką reakcję na opóźnienia
- Regularnie aktualizuj statusy zadań, przypisuj odpowiedzialności i terminy.
- Uwzględniaj nie tylko zadania developerskie, ale również parametryzację i testy.
2. Skuteczna komunikacja w zespole
- Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją wymagania polskiej lokalizacji.
- Zadbaj o bieżące wyjaśnianie wszelkich wątpliwości.
- Organizuj 2–3 spotkania tygodniowo (statusowe), dostosowane do wielkości zespołu i zakresu prac.
- Dodatkowe ustalenia operacyjne realizuj na dedykowanych spotkaniach roboczych w mniejszym gronie – unikaj angażowania całego zespołu w każdy temat.
3. Zakres wdrożenia
- Nie każda funkcjonalność wymaga pełnej automatyzacji – rozważ koszt parametryzacji i testów względem częstotliwości użycia:
- Przykład: podatek u źródła – rozbudowana parametryzacja w module „Podatki” może być zbyt czasochłonna przy okazjonalnych transakcjach. Można wybrać proces ręczny.
- Jeśli w D365 brakuje funkcjonalności wymaganych w Polsce. Zaplanuj dedykowane modyfikacje.
- Korekty sprzedaży do faktur wystawionych w poprzednim systemie.
- Kursy NBP z przesunięciem o 1 dzień – standardowo niedostępne w D365.
- Walidacje podatników (Biała Lista, VIES, GUS).
4. Testowanie i walidacja
- Testy muszą obejmować cały proces, nie tylko funkcjonalność w D365:
- Integracje między systemami
- Walidacje danych po migracji
- Testy wydajności dla złożonych procesów
- Testy regresji – zwłaszcza przy zmianie kluczowych procesów
- Wprowadzaj alerty i komunikaty systemowe.
- Angażuj użytkowników końcowych na każdym etapie – ich wiedza jest kluczowa przy tworzeniu scenariuszy testowych.
- Pamiętaj o instrukcjach dla użytkowników.
5. Rola zespołu i zarządzanie wiedzą
- Zadbaj o udział Architekta systemu, który będzie pilnować spójności rozwiązań oraz minimalizować ryzyko błędów przy modyfikacjach.
- Pracuj na kompletnej mapie procesów – pamiętaj, że proces często zaczyna się poza księgowością (np. od zamówień, logistyki).
- Szkolenia:
- Organizuj sesje dla zespołu polskiego i centralnego – to okazja do uzupełnienia wiedzy o polskiej lokalizacji.
- Im lepiej przeszkoleni użytkownicy, tym większa szansa na bezproblemowe uruchomienie produkcyjne.
Podsumowanie
Zespół projektowy powinien najpierw dogłębnie poznać polskie wymagania prawne i biznesowe, aby wszystkie decyzje były zgodne z lokalnymi realiami. Prace należy planować i monitorować w DevOps lub Jirze, dzieląc je na klarowne fazy, co zwiększa przejrzystość i kontrolę nad postępem. Każdą inicjatywę automatyzacji powinno się ocenić pod kątem opłacalności, inwestując tylko tam, gdzie zwrot z inwestycji jest realny. Stabilność rozwiązania zapewniają obowiązkowe testy integracyjne, regresyjne i wydajnościowe, a całość powinna być objęta sprawną komunikacją – krótkie, dedykowane spotkania w małych grupach przyspieszają decyzje i eliminują nieporozumienia.
Edyta Polańska
D365 F&O Senior Consultant
Aleksandra Stasiak
D365 F&O Consultant
