Data Management Framework w praktyce – jak efektywnie zarządzać danymi w D365 F&O
W świecie nowoczesnych systemów ERP dane pełnią rolę fundamentu decyzji biznesowych. To od ich jakości i spójności zależy, czy procesy finansowe, logistyczne czy sprzedażowe będą działać przewidywalnie i bez zakłóceń. W Dynamics 365 Finance & Operations centralnym narzędziem wspierającym ten obszar jest Data Management Framework.
Z perspektywy 7F Technology Partners DMF to jeden z tych elementów, które w praktyce pokazują, jak bardzo praca z danymi potrafi usprawnić codzienne funkcjonowanie organizacji. Aby jednak w pełni wykorzystać jego potencjał, warto zrozumieć, jak działa na poziomie operacyjnym i jakie nawyki najmocniej zwiększają jego skuteczność.
Encje jako wspólny język danych
DMF opiera się na Data Entities – encjach, które reprezentują konkretne obiekty biznesowe, takie jak klienci, dostawcy, produkty czy zamówienia. Dzięki temu użytkownik nie musi znać struktury bazy danych; pracuje na pojęciach, które zna z procesów.
System dostarcza setki gotowych encji, ale umożliwia również tworzenie własnych, co daje dużą elastyczność i pozwala dopasować narzędzie do specyfiki firmy. W praktyce oznacza to, że nawet rozbudowane modele danych można obsługiwać w sposób ujednolicony i powtarzalny.
Projekty danych w codziennym użyciu
Sercem pracy z DMF są Data Projects, które definiują proces importu lub eksportu danych. W ramach projektu określamy, z jakiej encji korzystamy, jakiego używamy pliku źródłowego i jaki format będzie wykorzystany – Excel, CSV, XML lub ZIP.
Proces importu przebiega według stałego schematu: wybór encji, mapowanie kolumn, walidacja, przetwarzanie i analiza wyników. Eksport działa analogicznie, z tą różnicą, że wskazujemy dane do wyciągnięcia i lokalizację docelową, np. Azure Blob Storage, SharePoint lub zwykły plik do pobrania.
Taki mechanizm pozwala budować powtarzalne, przewidywalne procesy i odciążać zespoły, które na co dzień polegają na aktualnych danych operacyjnych.
Dobre przygotowanie danych
Większość wyzwań przy imporcie wynika z jakości danych wejściowych. Błędne formaty, brakujące wartości czy niespójności biznesowe potrafią zablokować cały proces. Dlatego kluczowym elementem pracy z DMF jest właściwe przygotowanie plików – z odpowiednimi strukturami, jednostkami i obowiązkowymi polami.
W praktyce oznacza to nie tylko poprawę plików, ale również budowanie świadomości w zespołach odpowiedzialnych za dane, że ich jakość bezpośrednio wpływa na powodzenie operacji w systemie.
Szablony, które porządkują pracę
Data Templates to narzędzie, które znacząco usprawnia migracje i powtarzalne importy. Szablony grupują encje w logiczne zestawy – na przykład dla obszarów finansowych lub magazynowych – dzięki czemu łatwiej zachować spójność między kolejnymi etapami projektu i między środowiskami.
To prosty sposób na standaryzację pracy z danymi, który szczególnie doceniają zespoły pracujące przy rolloutach lub utrzymaniu systemu.
Kontrola i reakcja na błędy
DMF udostępnia mechanizmy monitorowania statusów zadań oraz logi, które pozwalają szybko identyfikować błędy. Informacje o liczbie przetworzonych rekordów, czasie wykonania oraz przyczynach niepowodzeń dają transparentny obraz tego, co wydarzyło się w trakcie importu lub eksportu.
W praktyce to narzędzie pozwalające nie tylko wykryć błąd, ale również usprawnić cały proces – zwłaszcza gdy operacje są wykonywane często i obejmują duże wolumeny danych.
Automatyzacja, czyli mniej operacji ręcznych
Recurring Data Jobs umożliwiają harmonogramowanie cyklicznych zadań, takich jak codzienne eksporty do systemów zewnętrznych czy regularne zasilanie danych referencyjnych. Automatyzacja zmniejsza liczbę ręcznych operacji i ogranicza ryzyko pomyłek, jednocześnie zapewniając aktualność danych w całym ekosystemie aplikacji.
Podsumowanie
Data Management Framework nie jest wyłącznie narzędziem technicznym – to kluczowy element zarządzania danymi w D365 F&O. Umożliwia powtarzalne migracje, wspiera integracje i podnosi jakość danych w organizacji. Dobrze skonfigurowany DMF staje się solidnym fundamentem dla dalszej cyfrowej transformacji i sprawnego wykorzystywania danych w codziennych operacjach biznesowych.
To dobry moment, aby zastanowić się, na ile Twoje procesy pracy z danymi są uporządkowane i przewidywalne – bo właśnie tam zaczyna się realna efektywność DMF.
Tomasz Kempf
D365 Functional Consultant I Data Migration Specialist
