Najlepsze praktyki dla wdrożenia polskiej lokalizacji w D365
Część 1. Dobra analiza to klucz do sukcesu
Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, w strukturach międzynarodowej grupy kapitałowej to wymagające przedsięwzięcie. Jednym z krytycznych elementów sukcesu w Polsce jest prawidłowe ujęcie lokalnych wymogów już na etapie analizy. Pamiętaj: analiza to nie strata czasu – to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie na dalszych etapach projektu.
1. Przekaż komplet informacji zespołowi centralnemu
Zadbaj o to, aby zespół odpowiedzialny za centralne wdrożenie otrzymał pełną listę wymagań dotyczących polskiej lokalizacji. Unikaj założeń typu “to przecież oczywiste” – wiele elementów, które dla lokalnego zespołu są standardem, mogą być kompletnie nieznane zespołowi spoza Polski.
Przykład: Faktury sprzedaży oraz ich korekty – przygotuj zestawienie wszystkich typów faktur występujących w obecnym systemie, wraz z przykładami dokumentów źródłowych, w tym:
- faktury sprzedaży
- faktury korygujące sprzedaż i korekty do korekt
- faktury zaliczkowe, końcowe i ich korekty
- sprzedaż środków trwałych
- noty księgowe
- inne nie wymienione powyżej
2. Uwzględnij transakcje rzadkie i niskowartościowe
Pamiętaj, że system ERP musi wspierać wszystkie scenariusze biznesowe – nawet te występujące sporadycznie. Rzadkie przypadki również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym.
Przykład: Transakcja wpływająca na wysokość podatku z tytułu korekty podatku naliczonego od nabycia towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych.
3. Zweryfikuj wymogi formalne
Już na etapie analizy potwierdź wymagania dotyczące:
- wydruków (np. faktury VAT, potwierdzenia transakcji)
- przyszłych integracji (np. z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur)
- deklaracji podatkowych i raportów (JPK, VAT-UE, CIT-8 itd.)
4. O czym nie pamiętamy?
Najczęściej pomijane lub bagatelizowane elementy:
- nietypowe korekty (np. do korekt lub do faktur zaliczkowych)
- zakupy od jednorazowych dostawców
- bilans otwarcia dla specyficznych funkcji takich jak – ulga na złe długi, wycena bilansowa transakcji w walucie, procesie płatności z metodą podzielonej płatności (SPLIT)
- rozrachunki z pracownikami z tytułu delegacji, zaliczek i kart kredytowych
- formaty dla przelewów podatkowych
Podsumowanie
Im szybciej zidentyfikujesz różnice między wymaganiami grupy kapitałowej a polskimi przepisami, tym łatwiej będzie zaplanować działania dostosowawcze. Kluczowe jest, aby zespół wdrożeniowy rozumiał specyfikę polskiej lokalizacji i był gotowy na kompromisy oraz rewizję zasad grupowych, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Edyta Polańska
D365 F&O Senior Consultant
Aleksandra Stasiak
D365 F&O Consultant
