Bilans otwarcia w polskiej lokalizacji D365 – dobre praktyki
Kontynuując temat najlepszych praktyk w zakresie wdrażania polskiej lokalizacji w Microsoft Dynamics 365 i dostosowania jej do wymagań grupy kapitałowej, tym razem skupiamy się na bilansie otwarcia. To nie tylko kwestia techniczna, ale też kluczowy element zapewniający ciągłość procesów biznesowych i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi.
Znaczenie analizy danych dla bilansu otwarcia
Bilans otwarcia to coś więcej niż tylko zestawienie sald. To fundament, który umożliwia prawidłowe działanie procesów operacyjnych i finansowych w nowym systemie. Dlatego, analiza danych dla bilansu otwarcia powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem wymogów polskiego prawa rachunkowego i podatkowego.
Zacznijcie od listy wymagań lokalnych
Warto stworzyć listę wymagań lokalnych, która pozwoli:
- zweryfikować kompletność danych,
- określić, które z nich są dostępne w standardzie systemu,
- wskazać, gdzie konieczne będą modyfikacje lub rozwiązania niestandardowe.
Przykładowe wymaganie – faktura korygująca do faktury sprzedaży z poprzedniego systemu
W D365 możliwe jest wystawienie korekty do faktury sprzedaży zaksięgowanej w systemie, ponieważ system zachowuje relację między dokumentami, co pozwala na poprawną prezentację na wydruku między innymi numeru i daty sprzedaży faktury korygowanej.
Problem pojawia się, gdy trzeba wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w poprzednim systemie księgowym. Nasze rekomendacje to:
- Bilans otwarcia powinien zawierać otwarte pozycje należności, niemniej pomijamy szczegółową prezentację wszystkich danych dla faktur sprzedaży. To jest bardzo czasochłonny proces.
- Aby umożliwić korekty do takich pozycji, warto wdrożyć modyfikację systemu, która:
- pozwala użytkownikowi wprowadzić dane faktury historycznej ręcznie,
- może być rozbudowana o import danych z poprzedniego systemu, jeśli liczba takich przypadków jest znaczna.
Decyzja o poziomie zaawansowania rozwiązania
Na etapie analizy warto zebrać dane o:
- liczbie wystawianych faktur korygujących,
- częstotliwości ich występowania,
- rodzajach faktur korygujących.
To pomoże podjąć decyzję, czy wystarczy prosta modyfikacja, czy potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Pamiętajcie również o zasadzie dla transakcji rzadkich i niskowartościowych, które również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym.
Bilans otwarcia to początek, a nie koniec
Zbyt często bilans otwarcia traktowany jest jako „koniec” migracji danych. Tymczasem to także początek kontynuacji procesów w systemie. Pominięcie niektórych danych skutkuje błędami po uruchomieniu systemu (go-live).
Obszary, które wymagają uwagi:
- Korekty JPK_V7 dotyczące okresów z poprzedniego systemu.
- Wycena walutowa dla otwartych transakcji odbiorców i dostawców.
- Wycena walutowa transakcji bankowych i kasowych.
- Dane wymagane do rozliczenia Ulgi na złe długi.
- Informacje wymagane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment).
- Podatek VAT do rozliczenia w przyszłych okresach rozliczeniowych.
Podsumowując dobre praktyki dla bilansu otwarcia pamiętajmy:
- Analiza bilansu otwarcia jako kontynuacji procesów biznesowych, a nie tylko jako prezentacja salda na kontach, jest kluczowa.
- Analiza to nie strata czasu, ale inwestycja, która zwraca się na dalszych etapach projektu.
- Kluczowa jest wiedza i doświadczenie zespołu w zakresie działania systemu D365 dla polskiej lokalizacji, aby właściwie zaprojektować dalsze prace wdrożeniowe – w tym listę planowanych modyfikacji.
- Proces wdrożenia modyfikacji wymaga spójności rozwiązań w systemie, dlatego zadbajcie o udział Architekta systemu.
- Angażujcie użytkowników, bo ich wiedza i doświadczenie jest kluczowe dla analizy procesów w waszej firmie.
Życzę sukcesu w realizacji projektu.
Edyta Polańska
D365 F&O Senior Consultant
