Najlepsze praktyki dla wdrożenia polskiej lokalizacji w D365
Część 3. Realizacja wymogów polskiej lokalizacji na środowisku produkcyjnym
Po zakończonej fazie wdrożeniowej nadchodzi kluczowy moment – go-live. To czas, gdy działania podjęte podczas analizy i konfiguracji systemu zostają wystawione na próbę w rzeczywistym środowisku biznesowym. Dobre praktyki przedstawione poniżej pomogą zapewnić stabilność działania systemu, zgodność z polskimi przepisami i grupowymi procesami.
1. Migracja danych i ich weryfikacja
Sprawna migracja danych oraz ich weryfikacja to fundament skutecznego uruchomienia systemu. W przypadku polskiej lokalizacji szczególną uwagę należy zwrócić na dane wspierające procesy podatkowe i raportowe.
Przykłady danych krytycznych:
- dane firmy wykorzystywane w deklaracjach podatkowych (NIP, adres),
- adresy, numery NIP, grupy podatkowe na kartotekach dostawców i odbiorców,
- dane przypisane do właściwych urzędów skarbowych,
- sprawdzenie kluczowych parametrów dla polskiej lokalizacji takich jak import kursów NBP czy funkcjonalności dla korekt sprzedaży.
2. Organizacja pracy w fazie utrzymania systemu
Kontynuacja dobrych praktyk z fazy wdrożeniowej pozwala zachować wysoką jakość działania systemu również po go-live. Kluczowe jest efektywne zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i bieżącymi potrzebami użytkowników.
Najlepsze praktyki:
- wybierz system zgłoszeń z automatycznym nadawaniem priorytetów – np. zgłoszenie dotyczące deklaracji VAT powinno mieć wyższy priorytet niż prośba o zmianę szablonu księgowania,
- zdefiniuj kto może składać zgłoszenia – wszyscy użytkownicy czy tylko wybrane osoby kluczowe?
- określ format zgłoszeń, wymagane załączniki oraz czasy reakcji i odpowiedzialności zespołu wsparcia,
- automatyzuj procesy – przypisywanie zadań, wysyłkę powiadomień, eskalacje.
- rozdziel zgłoszenia na:
- błędy (wymagające natychmiastowego działania),
- pytania i potrzeby szkoleniowe (do realizacji w ramach wsparcia użytkownika).
3. Proaktywna weryfikacja danych i raportów
Nie czekaj na ostatnią chwilę z przygotowaniem dokumentacji podatkowej. Błędy w raportach to nie tylko ryzyko kar, ale również opóźnienia w procesach.
Co warto zrobić z wyprzedzeniem:
- sprawdź kompletność i poprawność pliku JPK_V7 – zaplanuj czas na poprawki.
- zweryfikuj pozostałe pliki JPK,
- wystawiając fakturę sprzedaży po raz pierwszy – sprawdź dane na wydruku przed jej zaksięgowaniem.
4. Środowisko testowe i aktualizacje systemu
Utrzymuj środowisko testowe do weryfikacji zgłoszeń oraz testów zmian przed wdrożeniem na produkcję. Dla każdej aktualizacji systemu:
- zapoznaj się z listą zmian opublikowaną przez Microsoft,
- oceń ich wpływ na parametryzację lokalizacji polskiej,
przetestuj kluczowe procesy przed uruchomieniem nowej wersji.
5. Monitorowanie zmian prawnych
System ERP musi dynamicznie dostosowywać się do zmieniającego się prawa. Dlatego:
- aktywnie śledź zmiany przepisów (np. KSeF, JPK_CIT, JPK_KR),
- angażuj zespół w identyfikację potencjalnych zmian w działaniu systemu,
- korzystaj z dokumentacji i wniosków z fazy analizy – to Twoja mapa drogowa.
Podsumowanie
Efektywna komunikacja i sprawna realizacja zgłoszeń są kluczem do sukcesu operacyjnego po wdrożeniu systemu. Dzięki temu unikasz nieporozumień, skracasz czas reakcji i budujesz zaufanie użytkowników. Rozważ zastosowanie ankiety satysfakcji użytkowników, aby zbierać informacje zwrotne i stale podnosić jakość wsparcia.
Dobre zarządzanie zmianą pozwoli ograniczyć obawy użytkowników związane z nowym systemem i zapewni płynne przejście do nowego modelu pracy.
Edyta Polańska
D365 F&O Senior Consultant
Aleksandra Stasiak
D365 F&O Consultant
